Správcom osobných údajov je spoločnosť AAAdopyt s.r.o. so sídlom Slnečné námestie 2583/11, Praha 5, 155 00, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe, oddiel C, vložka 298778 (ďalej tiež len „AAAdopyt“).
Nižšie sa dozviete, ako bude naša spoločnosť Vaše údaje spracovávať. Vzhľadom na to, že dňa 25.5.2018 nadobudne účinnosť tzv. všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov (teda nariadenie EU č. 2016/679,,ďalej ho budeme nazývať tiež len „Nariadenie“), doplnili sme do jednotlivých bodov už aj poučenie o relevantných ustanoveniach tohto Nariadenie tak, ako budú aplikované od 25.5.2018.
Poučenie je členené do jednotlivých oddielov podľa skupín jednotlivých spracovaní. ďalšie spracovanie osobných údajov, ale poučenie o takýchto spracovaniach poskytuje už adresne iba dotknutým osobám.
Toto poučenie zhŕňa základné zásady spracovania osobných údajov zo strany AAAdopyt, pokiaľ ide o nahrávanie telefónnych hovorov na klientskych linkách s (potenciálnymi) zmluvnými partnermi zo strany našej spoločnosti pri vyjednávanie o uzavretí zmluvy.
Na skutočnosť, že hovor na príslušnej klientskej linke je nahrávaný, budete vždy upozornení (napr. oznámením, že hovor je monitorovaný).
Pokiaľ nechcete, aby boli Vaše hovory s naším call centrom nahrávané, kontaktujte nás prosím iným spôsobom, prípadne požiadajte o hovor z nemonitorovanej linky. Naši spolupracovníci Vám potom zavolajú späť z nemonitorovanej linky.
V tejto časti sa dozviete, aké typy osobných údajov o Vás budeme spracovávať. Za osobné údaje sa pritom považujú všetky informácie o identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe (tiež nazývanej „subjekt údajov“); identifikovateľnou fyzickou osobou je fyzická osoba, ktorú možno priamo alebo nepriamo identifikovať, najmä odkazom na určitý identifikátor, napríklad meno, identifikačné číslo, lokačné údaje, sieťový identifikátor alebo na jeden alebo viac zvláštnych prvkov fyzickej, fyziologickej, genetickej, psychickej, ekonomickej, kultúrnej alebo spoločenskej identity tejto fyzickej osoby. Osobné údaje, ktoré o Vás budeme spracovávať formou nahrávok hovorov, získame vždy priamo od Vás či v súvislosti s Vaším telefonátom s nami (napr., tel. číslo).
Spracovávať budeme údaje získané od Vás (v rámci komunikácie s Vami) v rámci hovoru a jeho nahrávku. Ďalej budeme obvykle spracovávať Vaše telefónne číslo, dátum a čas (vrátane dĺžky) hovoru. Tieto údaje budeme prepájať s vašou kartou v príslušnej aplikácii týkajúcej sa služby, v rámci ktorej bol hovor uskutočnený.
V tejto časti uvádzame prehľad účelov, na ktoré budeme Vaše osobné údaje využívať. Obvykle je každý údaj využívaný zároveň na viaceré účely. Od stanovených účelov využitia sa potom odvíjajú aj prostriedky spracovania, doba spracovania a pod. určitých prípadoch stanovených v Nariadenie (EU) č. 2016/679 môžeme Vaše údaje spracovávať aj na iné účely, než sú nižšie uvedené, jedná sa však o výnimočné a obmedzené prípady, ktoré Nariadenie podmieňuje splnením ďalších podmienok.
Primárnym účelom spracovania osobných údajov bude uzavretie, zmeny a plnenie zmluvy. V tejto súvislosti budú údaje ďalej používané na evidenciu a riadne plnenie zmluvných vzťahov AAAdopyt s ostatnými osobami (napr. subdodávateľmi), kontrolu zamestnancov, na štatistické účely, ďalší rozvoj služieb AAAdopyt, a to buď služby, ktoré sa týka nahrávaná konverzácia alebo vnútorných administratívnych postupov v AAAdopyt a na ochranu práv AAAdopyt a tretích osôb (napr. ďalších zmluvných partnerov), najmä ochrane proti protiprávnej činnosti. Získané údaje môžu byť ďalej používané aj za účelom IT bezpečnosti AAAdopyt. Ďalej budú osobné údaje používané AAAdopyt za účelom plnenia jej právnych povinností, najmä podľa predpisov upravujúcich vedenie účtovníctva a daní, predpisov týkajúcich sa ochrany osobných údajov (napr. na doloženie toho, že ste nám poskytli súhlas) a priameho marketingu (teda najmä zasielanie ponúk na naše ďalšie produkty a služby).
Každé spracovanie osobných údajov musí byť zákonné – musí byť založené na niektorom v Nariadenie vymenovanom právnom základu spracovania. Podobne ako pri účele môže byť každý údaj spracovávaný na základe viacerých právnych dôvodov. spracovanie. Pokiaľ všetky právne dôvody odpadnú, potom prestaneme Vaše údaje spracovávať. Možné právne dôvody spracovanie sú vymenované v čl. 6 Nariadenie.
Právnym základom spracovania osobných údajov formou nahrávok hovorov je plnenie právnej povinnosti (to v prípadoch, keď nám právny predpis priamo ukladá dokladať plnenie, ako je napr. povinnosť dokladať udelené súhlasy so spracovaním osobných údajov podľa Nariadenie), ďalej nevyhnutnosť plnenia zmluvy (tzn. dokladovanie toho, že zmluva bola uzavretá) a oprávnené záujmy AAAdopyt (dané záujmom na evidenciu zmluvných vzťahov, evidenciu reklamácií, kontrole zamestnancov a rokovania strán ohľadom plnenia zmluvy, záujmom na ochrane ich práv a práv tretích osôb vrátane IT bezpečnosti, spracovaním na štatistické účely a ďalší rozvoj služieb AAAdopyt) a tretích osôb (najmä ďalších zmluvných partnerov podieľajúcich sa na plnení pre Vás).
Právo na námietku je Vaším dôležitým právom. Umožňuje Vám nechať preskúmať spracovanie vykonávané na základe nášho tzv. oprávneného záujmu v prípade, keď to odôvodňujú Vaše konkrétne situácie – teda v prípade, keď samotné spracovanie je prípustné, ale na vašej strane existujú konkrétne dôvody, prečo napriek tomu nechcete, aby spracovanie prebiehalo. Možnosť vzniesť námietku sa však nevzťahuje na všetky prípady spracovania, napr. ju nie je možné využiť v prípade, keď spracovávame Vaše údaje nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo keď nám ich spracovanie ukladá zákon. Právo na námietku je zakotvené v čl. 21 Nariadenie. Ak nechcete, aby bol Váš rozhovor s nami nahrávaný, požiadajte na začiatku rozhovoru o hovor z nemonitorovanej linky.
Ak je právnym dôvodom spracovania osobných údajov oprávnený záujem AAAdopyt (jedná sa najmä o spracovanie údajov pre účely IT bezpečnosti, evidencie zmluvných vzťahov, kontrola zamestnancov pre štatistické účely a ďalší rozvoj služieb AAAdopyt a ochranu práv AAAdopyt a tretích osôb), máte z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie právo kedykoľvek vzniesť námietku proti takému spracovaniu osobných údajov. osobné údaje ďalej spracovávať, pokiaľ nebudú dané závažné oprávnené dôvody na spracovanie, ktoré prevážia nad Vašimi záujmy alebo právami a slobodami, alebo pokiaľ nebudú spracovávané pre určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov. Námietku proti spracovaniu môžete vzniesť prostredníctvom kontaktných údajov uvedených nižšie alebo najlepšie prostredníctvom e-mailu info@aaadopyt.sk. V E-mailu prosím uveďte konkrétnu situáciu, ktorá Vás vedie k záveru, že by AAAdopyt nemal údaje spracovávať. Upozorňuje, že aj vo vyššie uvedených prípadoch však bude niekedy prebiehať paralelné spracovanie osobných údajov aj pre iných účely, ktoré budú odôvodňovať to, aby AAAdopyt také údaje aj naďalej spracovávala.
Naša spoločnosť nemôže Vaše údaje spracovávať donekonečna, ale doba spracovania je obmedzená na obdobie, keď Vaše údaje skutočne potrebujeme. Dĺžku tohto obdobia sa snažíme obmedziť tak, aby riadne zohľadňovala ako Vaše, tak aj naše záujmy. Niekedy je ťažšie potrebnú dobu spracovania určiť, alebo z bezpečnostných dôvodov nie je vhodné presnú dĺžku tejto doby oznamovať, nižšie preto aspoň uvádzame niektoré kritériá, podľa ktorých sa pri určení dĺžky spracovania Vašich údajov rozhodujeme.
Doba ukladania a spracovania telefónnych hovorov nie je stanovená jednotne, záleží na charaktere danej služby. Obvykle sa pohybuje medzi 6-12 mesiacmi. Pri určení konkrétnej doby vychádzame z týchto kritérií (i) dĺžky premlčacej doby, (ii) pravdepodobnosti vznesenia právnych nárokov, (iii) obvyklých postupov na trhu, (iv) pravdepodobnosti a významu hroziacich rizík a (v) prípadných odporúčaní dozorných orgánov.
AAAdopyt bude osobné údaje spracovávať vo svojich počítačových systémoch, prípadne počítačových systémoch spracovateľov poskytujúcich nahrávanie hovorov ako cloudovú službu. Nahrávanie hovoru nie ste povinní akceptovať, ak nebudete s nahrávaním hovoru súhlasiť, môžete požiadať o to, aby sme Vám zavolali z nemonitorovanej linky. V takom prípade však budeme niekedy musieť požadovať, aby ste nám svoju vôľu potvrdili inak (napr. písomným vyhlásením, ktoré si budeme archivovať).
AAAdopyt môže sprístupniť osobné údaje tretím osobám iba v prípadoch, keď jej to bude ukladať alebo umožňovať právny predpis alebo so súhlasom partnera. AAAdopyt sprístupňuje osobné údaje z nahrávok iba v obvyklom rozsahu spracovateľom či iným príjemcom – dodávateľom externých služieb (typicky cloudová služba pre nahrávanie hovorov) či prevádzkovateľom (záložných) serverov. Ďalej môžu byť získané osobné údaje sprístupňované v nevyhnutne nutnom rozsahu právnym, ekonomickým a daňovým poradcom a audítorom, ktorí ich spracovávajú za účelom poskytovania poradenských služieb. Nahrávky týkajúce sa dlžníkov môžu byť sprístupnené aj spoločnosti poskytujúce poistenie pohľadávok či inkasným agentúram a to za účelom vymáhania či inkasa pohľadávok. Na vyžiadanie či v prípade podozrenia na porušenia môžu byť osobné údaje odovzdané aj orgánom verejnej správy.
Každé spracovanie osobných údajov so sebou nesie určité riziká. Tie môžu byť rôzne s ohľadom na rozsah spracovávaných údajov a spôsob ich spracovania. Nižšie uvádzame niektoré odporúčané postupy, ktoré Vám môžu pomôcť ochrániť Vaše dáta:
V súlade s ustanoveniami § 5, § 11, § 12 a § 21 zákona č. 101/2000 Zb., o ochrane osobných údajov, týmto všetky fyzické osoby (tzv. subjekty údajov), ktorých údaje AAAdopyt spracováva, informujeme o týchto ich zákonných právach:
Každý subjekt údajov má právo na prístup k osobným údajom a právo na opravu osobných údajov. Každý subjekt údajov, ktorý zistí alebo sa domnieva, že správca alebo spracovateľ vykonáva spracovanie jeho osobných údajov, ktoré je v rozpore s ochranou súkromného a osobného života subjektu údajov alebo v rozpore so zákonom, najmä ak sú osobné údaje nepresné s ohľadom na účel ich spracovania, môže požiadať správcu alebo spracovateľa o vysvetlenie, požadovať, aby správca alebo spracovateľ odstránil takto vzniknutý stav. Najmä sa môže jednať o blokovanie, vykonanie opravy, doplnenie alebo likvidáciu osobných údajov. Ak je žiadosť dotknutej osoby uznaná za oprávnenú, správca alebo spracovateľ odstráni bezodkladne závadný stav. Ak správca alebo spracovateľ nevyhovie žiadosti dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo obrátiť sa priamo na Úrad pre ochranu osobných údajov (tento postup nevylučuje, aby sa dotknutá osoba obrátil sa svojim podnetom na Úrad pre ochranu osobných údajov bez ďalšieho). Ak vznikla v dôsledku spracovania osobných údajov subjektu údajov iná ako majetková ujma, postupuje sa pri uplatňovaní jej nároku podľa osobitného zákona.
Fyzická osoba má právo u našej spoločnosti ako správcu osobných údajov:
Ak dostaneme takúto žiadosť, budeme informovať žiadateľa o prijatých opatreniach bez zbytočného odkladu av každom prípade do jedného mesiaca od obdržania žiadosti. počet žiadostí predĺžiť o ďalšie dva mesiace. úplne alebo sčasti žiadosti vyhovieť. Bude tomu tak najmä, ak bude žiadosť zjavne nedôvodná alebo neprimeraná, najmä pretože sa opakuje. V takýchto prípadoch môžeme (i) uložiť primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady. spojené s poskytnutím požadovaných informácií alebo oznámení alebo s urobením požadovaných úkonov alebo (ii) odmietnuť žiadosti vyhovieť.
Ak dostaneme vyššie uvedenú žiadosť, ale budeme mať dôvodné pochybnosti o totožnosti žiadateľa, môžeme ho požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na potvrdenie jeho totožnosti.
Informácie o tom, že u nás subjekt údajov uplatnil svoje práva a ako sme jeho žiadosť vybavili, si po primeranú dobu (obvykle 3-4 rokov) uložíme za účelom dokladovania tejto skutočnosti, pre štatistické účely, zlepšovanie našich služieb a ochrany našich práv. Základný prehľad o žiadostiach (nie ich obsah a prehľad vydaných údajov) si potom uložíme po dobu cca 10 rokov.
V prípade, keď sa subjekt údajov domnieva, že AAAdopyt spracováva jeho osobné údaje neoprávnene či inak porušuje jeho práva, má právo podať sťažnosť na dozornom úrade (teda Úradu na ochranu osobných údajov) či má právo požiadať o súdnu ochranu.
Pre prípadné pripomienky a otázky k ochrane osobných údajov a pre kontakt vo veci výkonu Vašich zákonných práv môžete použiť nasledujúce kontakty:
AAADopyt s.r.o.
Sluneční náměstí 2583/11, Praha 5, 155 00
E-mail: info@aaadopyt.sk
Tel: +421 220 839 005